Hoe werken onze vrijwilligers taken?

Inleiding

Bij HHC, net als bij veel andere sportverenigingen, zijn vrijwilligers van onschatbare waarde. Maar soms lijkt het vinden van deze helpende handen een heuse speurtocht. Gelukkig zijn wij niet de enigen die dit ervaren. Het lijkt wel een sport op zich: vrijwilligers vinden! 

Nu, laten we eerlijk zijn, soms hebben de schouders van onze toegewijde vrijwilligers het zwaar onder het werk. 

Maar hé, we zijn vastberaden! 

Ondanks talloze oproepen blijft er een klein tekort aan vrijwilligers. En dat heeft zo zijn effect op allerlei hockey-gerelateerde zaken. Van het netjes houden van het complex tot de bardiensten – het wordt allemaal gedaan door een select groepje vrijwilligers.

Maar wacht, er is goed nieuws! 

We hebben een briljant idee opgedaan van onze buurclubs. Het gaat om een keuze die je hart sneller laat kloppen: vrijwilliger worden of een kleine bijdrage leveren. Klinkt goed, toch? 

Als spelend of niet-spelend lid kun je jezelf aanmelden als vrijwilliger en zo een steentje bijdragen aan de club.

Of, als je liever niet zelf de handen uit de mouwen steekt, kun je een extra bijdrage betalen. Win-win! 

En waarom doen we dit? Niet alleen voor het geld, maar vooral voor de gezelligheid en betrokkenheid. Want meer vrijwilligers betekent meer sociale contacten en een nog bruisendere vereniging waar je graag bij wil horen. Dat is waar verenigingen voor zijn ontstaan, en daar bouwen wij graag op voort!

Erkende clubtaken 

Erkende vrijwillige clubtaken bij HHC is werk dat in georganiseerd verband, onverplicht en onbetaald wordt verricht t.b.v. de vereniging en wat door het bestuur is erkend. Onbetaalde clubtaken betekent dat er geen financiële vergoeding tegenover staat. Wel ontvang je voor de uitvoering van een functie of een taak punten. Vrijwillig is niet vrijblijvend. Eenmaal opgegeven voor een functie of toegewezen aan een taak, zal deze ook volgens de vooraf gestelde en gecommuniceerde beschrijving/ voorwaarde moeten worden ingevuld en uitgevoerd.

Categorie A: Teamoverstijgende / Teamgebonden Functies

Deze functies zijn structureel van aard en worden vaak voor een langere periode vervuld. Ze vallen onder de vrijwilligersplicht zolang de functie wordt uitgevoerd.

Bestuur & Commissies

• Bestuursleden (voorzitter, penningmeester, secretaris, etc.)
• Vertrouwenspersoon
• Lijncoördinatoren
• Wedstrijdsecretariaat

Overige Commissies

• Accommodatiecommissie
• Technische commissie
• Arbitragecommissie
• Tuchtcommissie
• Barcommissie
• Zaalhockeycommissie
• Communicatiecommissie
• Jongste Jeugdcommissie
• Evenementencommissie
• Juniorencommissie
• Grote Clubactiecommissie
• Seniorencommissie
• ICT-commissie
• Trimhockeycommissie
• Kascommissie
• Vrijwilligerscommissie
• Ledenadministratie
• Materiaalcommissie
• Medische commissie
• Sponsorcommissie
• Teambegeleiding
• Trainer (mits gekwalificeerd)
• Coach
• Teammanager (1 à 2 per team)

Categorie B: Teamoverstijgende Taken (Roostertaken)

Deze taken worden op basis van een rooster toegewezen en zijn vaak kortdurend of incidenteel. Ze leveren punten op binnen het clubwerkbeleid. Er zullen ook taken worden geformuleerd voor jeugdleden zodat ze als team punten kunnen verzamelen voor het gezin.

• Bardienst
• Scheidsrechtersdienst (gediplomeerd of spelbegeleider buiten wedstrijden van eigen team/kind)
• Schoonmaakdienst
• Materiaaldienst
• Onderhoudsdienst (kleine klussen, terreinonderhoud)
• EHBO-dienst bij evenementen
• Schoonmaken van kleedkamers
• Mentor / buddy nieuwe leden

Categorie C: Teamgebonden Taken (Verplichte Teamtaken)

Deze taken worden uitgevoerd door teamleden of ouders van jeugdleden. Ze vallen buiten de vrijwilligersplicht, maar zijn essentieel voor het functioneren van het team.

• Rijden naar uitwedstrijden
• Fruit/snackverzorging bij jeugdwedstrijden
• Fluiten van wedstrijden waar geen bonds/cs+ wordt ingezet

Categorie D: Flexpool (oproepvrijwilligers)

Leden (of ouders/verzorgers) die zich niet vooraf willen vastleggen op een specifieke taak of functie, kunnen zich aanmelden voor de Flexpool. Deze groep vormt een waardevolle aanvulling op het reguliere vrijwilligersbestand en wordt ingezet bij:

• Ad-hoc taken of last-minute uitval
• Extra hulp bij evenementen of toernooien*
• Ondersteuning bij piekmomenten (zoals start of einde seizoen)
• Deze taken kunnen tussen de 1 en 10 punten zijn per taak. De flexpool wordt aangeboden aan de mensen die nog geen taak hebben of leden die later instromen.

*Evenementen bij Huizer HC: 

In plaats van één vaste commissie, zoeken we per leeftijdslijn één ouder die samen met een klein team uit die leeftijdsgroep één activiteit per seizoen organiseert. Denk aan een Sinterklaasfeest, het Halloweenfeest of recentelijk het “Glow in the darkfeest” of een teamuitje – gezellig én belangrijk voor het clubgevoel!

De verdeling:

• Jongste Jeugd (O7 t/m O11), Jeugd O12, Jeugd O14, Jeugd O16, Jeugd O18
• Senioren

Er zijn handige draaiboeken beschikbaar en materialen regel je via de club. Het bestuur helpt graag met meedenken – jullie doen de uitvoering!

Belangrijk: zonder ouders die het oppakken, kan er helaas ook geen evenement plaatsvinden.

contact [email protected]

Puntensysteem per woonadres

Een lid (of ouder/verzorger) voldoet aan de clubwerkplicht door één van de volgende opties. Wie het doet maakt niet uit als het maar volgens de richtlijnen die worden opgegeven wordt voldaan:

• Het behalen van minimaal 10 (met een max van 20 per woonadres) punten voor werkzaamheden uit Categorie B/D (teamoverstijgende taken), of
• Het gedurende het gehele seizoen vervullen van een functie uit Categorie A (structurele functies), of
• Het aanbrengen van een nieuwe sponsor met een minimale jaarlijkse sponsorbijdrage van €450,- per seizoen, voor een periode van minimaal 1 jaar, of
• Het afkopen van de clubwerkplicht voor €150,- per seizoen met een max van 2 per woonades).

Reglementen Clubwerkplicht

Doelgroep

• Alle spelende en niet-spelende leden van HHC die op 1 oktober van het lopende seizoen 18 jaar of ouder zijn.
• Ouders/verzorgers van jeugdleden die op 1 oktober jonger dan 18 jaar zijn.

Per woonadres geldt een maximum van 2 afkopen van €150,- per seizoen.

Met dit geld investeren we in onze jeugdleden die hierdoor een bijbaan kunnen krijgen op de club

Aanmelding & Afkoopregeling

• Aan het begin van het seizoen worden leden (of ouders) gevraagd zich aan te melden voor clubtaken.
• Indien vóór 1 juni einde seizoen geen punten of niet volledig aantal punten zijn ingeschreven, volgt er een factuur voor resterende afkoop.
• Betaling in termijnen is mogelijk.
• Niet verschijnen bij een toegewezen taak kan leiden tot een boete. Dit wordt per taak vooraf gecommuniceerd. Dit zal 30 euro per punt zijn

Financiële Verantwoording

• Afkoopgelden worden separaat geadministreerd en verantwoord in het jaarverslag.

De opbrengsten worden uitsluitend besteed aan:

• Waardering en stimulering van vrijwilligerswerk.
• Uitbesteding van taken die niet door vrijwilligers ingevuld kunnen worden.
• Investering in de club ter verbetering van het hockeyaanbod

Overige bepalingen

• Het puntensysteem wordt per seizoen afgesloten. Er is geen verrekening met voorgaande of toekomstige seizoenen.
• Nieuwe leden worden actief geïnformeerd over het vrijwilligersbeleid.
• Het overschrijden van de 10 punten levert geen extra vergoeding op.

Registratie, communicatie en puntentelling

Voor het organiseren van het clubwerk maken we gebruik van twee systemen:

• Taakie wordt ingezet als ‘slimme’ wervingstool
• LISA blijft het centrale systeem voor het bijhouden van de behaalde punten. Na uitvoering van een taak worden de punten handmatig of automatisch verwerkt in het ledenprofiel binnen LISA. Daarnaast kunnen leden zich via de app inschrijven op een taak. Zo houden we overzicht over wie aan de clubwerkplicht heeft voldaan.

Door deze combinatie van systemen zorgen we voor een duidelijke, toegankelijke en eerlijke registratie van het vrijwilligerswerk binnen HHC.

Vaststellen in te zetten punten

In de Algemene ledenvergadering wordt de punten voor het volgende seizoen vastgesteld door de leden, op voorstel van het bestuur. HHC werkt met punten in plaats van uren. Een punt verdien je door clubtaken te doen. HHC probeert het aantal te behalen punten en de premie jaarlijks stabiel te houden, maar dit kan dus wel per jaar variëren, als het beoogde effect uitblijft. 

Inventariseren functies/ taken 

Zo snel als mogelijk bij de start van het seizoen moet de invulling van de clubtaken voor het lopende seizoen reeds rond zijn. Daarvoor start het inventariseren van functies en taken. In principe gaat dit proces continu door. Iedere keer als er een nieuwe taak/ functie ontstaat wordt deze in de app opgevoerd en kenbaar gemaakt zodat leden zich kunnen inschrijven/ aanmelden. Bij het inventariseren van functies en taken, behoort ook het inventariseren van de functionarissen die voor het volgende seizoen doorgaan in hun huidige functie. De vereniging gaat ervan uit dat mensen doorgaan in hun huidige functie als zij niet voor 1 juli hebben aangegeven dat zij ofwel stoppen ofwel door willen gaan in een andere functie. De vereniging vraagt nog wel om een bevestiging.

Communiceren functies/ taken 

HHC zorgt ervoor dat de functies en taken van de vereniging gecommuniceerd worden via de app en Taakie. Voor meer informatie kan je de pagina van het vrijwilligersbeleid op de website raadplegen. 

Administreren gewerkte uren/ diensten van werk categorie B Hockeyvereniging 

HHC heeft gekozen voor een vastgesteld aantal punten per taak. Hierdoor hoeft er geen actuele registratie plaats te vinden. De diverse commissies zorgen ervoor dat een correcte registratie hiervan wordt gecontroleerd vanuit de rapportage die we uit Taakie/LISA krijgen. 

Verantwoorden van de financiële (Afkoop) administratie 

Als onderdeel van de financiële jaarrekening wordt de financiële kant van de vrijwilligersadministratie separaat verantwoord door het bestuur in de Algemene Ledenvergadering.